Numirea unui DPO este o obligație atunci când prelucrarea este efectuată de o autoritatea publică sau un organism public (indiferent de datele prelucrate); activitățile principale ale operatorului sau ale persoanei împuternicite de operator constau în operațiuni de prelucrare care necesită o monitorizare periodică și sistematică a persoanelor vizate pe scară largă; activități principale ale operatorulu sau persoanei împuternicite de operator constau în prelucrarea pe scară largă a unor categorii speciale de date personale privind condamnările penale și infracțiuni.Aveți în vedere faptul că dreptul Uniunii sau dreptul intern poate impune numirea unui DPO și în alte situații. În cele din urmă, chiar și în cazul în care desemnarea unui DPO nu este obligatorie, organizațiile pot considera, uneori, ca fiind utilă desemnarea unui DPO în mod voluntar. Grupul de Lucru Articolul 29 în domeniul protecției datelor („WP29“) încurajează aceste eforturi voluntare. Atunci când o organizație desemnează un DPO în mod voluntar, sunt aplicabile aceleași cerințe privind numirea, poziția și sarcinile ca și cum desemnarea ar fi obligatorie.

Sarcinile sau atribuțiile DPO nu trebuie să genereze un conflic de interese. Acest lucru presupune, în special, faptul că DPO nu poate deține o poziție în cadrul organizației care ar conduce la posibilitatea ca DPO să stabilească scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personale. Acest lucru trebuie luat în considerare de la caz la caz, ținându-se cont de structura organizațională specifică fiecărei organizații. Ca regulă generală, funcții din cadrul organizației cu care poate intra în conflict pot include funcții de conducere (cum ar fi director executiv, director operațional, director financiar, șeful serviciului medical, șeful departamentului de marketing, șef departamentului de resurse umane sau șeful departamentului IT), dar, în același timp, și alte funcții inferioare dacă acestea conduc la posibilitatea de a stabili scopurile și mijloacelor de prelucrare

Externalizarea serviciului de responsabil cu protecţia datelor vă ajută nu numai la evitarea eventualelor conflicte de interese, ci, mai mult, vă oferă posibilitatea consilerii şi îndrumării, al actualizării şi modificării permanente a procedurilor în vederea conformării în orice moment la prevederile GDPR.